Protokoll styremøte 17.03.2022
Tid/sted: 17. mars 2022, kl 20/Turnhallen
Tilstede: Anna Lena Jammer, Fredrik Sørensen, Tore Rønstad, Joril Christensen, Arne Rygg
Forfall: Sigurd Njerve, David Johan Tjøswold
Fra administrasjonen: Asle Pedersen
Åpning av møtet
Godkjenning av referat og innkalling
Protokoll fra 3. februar 2022 ble godkjent.
Valg av referent
Arne
Orientering
I forkant av styremøte har daglig leder sendt rundt en orientering om driften.
- Vi bygger sakte men sikkert opp turnpartiene men har en del ledige plasser. Dette er gjennomgående for idrett og kultur i hele landet.
- Det har kommet gode tilbakemeldinger på foreldresamtaler og foreldremøter innen turn.
- Vi er i ferd med å ta i bruk Spond som medlemssystem men har fortsatt en del arbeid med dette.
- Det meldes ellers om tilnærmet normal aktivitet i de ulike gruppene.
Regnskap/økonomi
- Det er fremdeles meget høye strømpriser. Vi har sendt inn søknad om kompensasjon for desember og januar, og forventer at det vil komme kompensasjonsordninger for resten av våren.
- Økonomi ble ellers ikke behandlet på møtet da det ikke forelå regnskapsoversikt for 2022.
Sak 5/22 – Tilfluktsrom
Vi har ett av 24 offentlige tilfluktsrom i Bergen. Asle har vært i kontakt med kommune og sivilforsvar og har fått beskjed om at vårt ansvar er at rommet skal kunne være ryddet i løpet av 72 timer. Han vurderer videre hvordan vi best følger opp det ansvaret tilfluktsrommet innebærer.
Sak 6/22 Bergens Turnforening Ildsjelfond
På forrige styremøte ble det fremmet forslag om et fond som kan bidra til at barn av familier med vanskelig økonomisk situasjon kan få hjelp av foreningen til å fortsette med sine aktiviteter hos oss. Asle har klargjort søknad til SPV, Idrettsrådet og Røde Kors. Budsjettet er på kr. 341.000 til dekning av treningsavgift, nødvendige reiser, konkurranse, drakt etc. for 19 barn. Av budsjettet er det forutsatt at Bergens Turnforening bidrar med kr. 100.000.
Vedtak: Styret tilslutter seg at det i budsjettet for 2022 avsettes 100.000 til fondet.
Sak 7/22 Status årsmøte
- Forslag til budsjett var distribuert i forkant av møtet. Målet vårt er å budsjettere i null eller med overskudd, men på grunn av at aktiviteten ikke er tilbake til normalt etter pandemien, ser vi oss nødt til å budsjettere med minus også for 2022. Friidrett har budsjettert med et mindre overskudd, orientering regner med å gå i null, men for turn og hall er det i 2022 utfordrende å budsjettere i balanse. Turn ligger an til et minus på ca. kr. 120.000. Hallen ligger an til et minus på kr. 250.000. Styret vil gjennom året arbeide for at underskuddet skal bli så lite som mulig. Når vi er tilbake til normal drift må budsjetter og regnskap gå i balanse.
- Valgkomitéen består pr. i dag kun av Joril. Hun melder at det er utfordrende å finne gode kandidater til vervene som er på valg men at hun arbeider videre.
- Tore/Asle vil oppdatere organisasjonsplanen i tråd med innspill på forrige årsmøte.
Sak 8/22 Avtroppende styremedlemmer
David, Joril og Fredrik går ut av styret. De ble takket for tjenesten med blomster og en liten gave.
Eventuelt
Fondsmidler
Tidligere årsmøter har reist bekymring i tilknytning til det at fondsmidler (som er basert på gaver til foreningen med spesifikt formål) i regnskapet står som del av foreningens egenkapital. Bekymringen er at det da kan framstå som at foreningen har en høyere fri egenkapital enn hva foreningen faktisk disponerer.
Tore har på denne bakgrunn rådført seg med revisor Vidar Namdal for å få en vurdering på om vi ville vært bedre tjent med å skille ut fondsmidlene i en egen stiftelse. Namdal viser til det at å opprette en stiftelse vil innebære økt arbeid og kostnader. Han framholder som alternativ at vi i stedet opplyser grundig i notene til regnskapet at disse beløpene er pengegaver bundet opp til spesifikke formål der foreningen ikke råder fritt over midlene.
Styret besluttet å følge revisorens alternative forslag.
Ny hall
Vi har fått nytt byråd. Vi bør ta kontakt og invitere til møte bla. i forhold til planene om ny hall på Slettebakken.