Protokoll styremøte 2. februar 2023

Tid/sted: 2. februar 2023, kl 20-22.25/Turnhallen
Tilstede: Monika Dentale, Kjersti Sæve Nesset, Anna Lena Jammer, Tore Rønstad, Arne Rygg, Runar Sivertsen
Forfall: Sigurd Njerve
Fra administrasjonen: Asle Pedersen

1. Åpning av møtet

2. Godkjenning av referat og innkalling

   Innkalling til dagens møte og referat fra 24. november ble godkjent

3. Valg av referent

   Arne

Sak 1/23 Gjennomgang av budsjettforslag og regnskap

Foreløpig regnskap fra 2022 viser at foreningen ligger an til å få et underskudd på over 1,1 million. Dette er kritisk og styret valgte å ha dette som eneste sak på møtet. Vi gikk nøye gjennom foreløpig regnskap for 2022 med fokus på avvik i forhold til budsjett 2022 og regnskap fra 2021 og 2018. Budsjettet for 2022 tok utgangspunkt i at vi skulle kunne være tilbake til normal drift etter pandemien. Det at vi har ikke kommet tilbake til å ha fulle partier på turn er hovedårsaken til underskuddet. Det er mindre inntekter fra bla. dugnader og lotteri, men den vesentlige grunnen til at vi er bak budsjettet på inntektssiden er langt lavere inntekter fra treningsavgift enn forventet. Samtidig er vi rammet av den store kostnadsveksten i året som var.

Daglig leder har allerede gjort grep for å redusere kostnadene. Bl.a. er det redusert på vakthold og rengjøring. For å få et budsjett i balanse i 2023 må det imidlertid tas store grep: det vil måtte innebære nedbemanning blant trenerne og dermed redusert aktivitet. Vi har noen planer og vil jobbe for å senke terskelen for å bli medlem, øke antall medlemmer og få inn sponsormidler, men det er ikke realistisk å budsjettere med en relevant økning i inntekter. Treningsavgiftene våre har vært økt og er allerede i det øverste sjiktet. Samtidig opplever vi at det er vanskeligere enn tidligere å få foreldre og medlemmer til å ta på seg dugnadsoppgaver.

På denne bakgrunn diskuterte vi tre ulike budsjettutkast for 2023. Ett som tar utgangspunkt i dagens aktivitetsnivå men som innebærer et lignende underskudd som i 2022. Ett som sikter mot å halvere underskuddet med den konsekvens at vi kutter en halv stilling, og ett som sikter mot balanse men vil innebære stor reduksjon i treningstilbud. Situasjonen setter styret overfor et vanskelig valg i forhold til hvilken retning vi skal anbefale for årsmøtet 2023. Vektige argumenter for alle tre budsjettforslag ble diskutert.

Konklusjonen ble at styret best tar hensyn til foreningens formål ved å be daglig leder ta utgangspunkt i første budsjettforslag og jobbe videre med hvordan dette kan justeres i retning et bedre sluttregnskap uten at vi reduserer tilbudet vi har til gymnastene, og uten at innsparinger går alvorlig ut over foreningens robusthet. Argumenter for dette er bl.a. at foreningen har oppsparte midler og økonomi til å satse ett år til på at vi kan snu trenden, at det å kutte tilbud fort kan bli en negativ spiral som gjør at vi blir mindre attraktive og mister medlemmer. Det er i forhold til konkurransepartiene innen turn vi har størst utgifter og det er her vi ville måtte kutte, noe som fort blir kritisk gitt at vi har hatt gode sportslige resultater i 2022 og har gode forventninger for 2023. Neste styremøte, 9. mars, vil ta endelig stilling til hvilket budsjett vi skal foreslå for årsmøtet.

Eventuelt

a) Vi har gjennom flere kanaler jobbet for å få på plass en valgkomite men har så langt ingen på plass. Det ser dessverre ut til at styret også i år må fungere som valgkomite. Sammen med referatet sendes rundt oppdatert oversikt over verv.

b) Styret fastsatte årsmøtet til 31. mars. Innkalling til dette bør gå ut innen kort tid. I forbindelse med innkallingen vil vi påpeke overfor medlemmene at vi er i en vanskelig økonomisk situasjon der vi årsmøtet vil ta viktige beslutninger for driften og oppfordre alle til delta.

c) Vi har fått innspill fra lovkomiteen. Behandling av disse må utsettes til neste styremøte. Daglig leder vil sjekke kostnader for å etablering av styreforsikring.