Protokoll styremøte 1. mai 2023
Sted: Turnhallen
Til stede: Tore Rønstad, Kjersti Sæve Nesset, Runar Sivertsen, Anna Lena Jammer, Hanne Sofie Ragnarsson
Forfall: Sigurd Njerve, Monica Dentale, Marius Wareberg
Fra administrasjonen: Asle Pedersen
—-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Åpning av møtet
2. Godkjenning av referat og innkalling
Referatet fra styremøte 27. april 2023 er godkjent med følgende kommentar: saksnummer i referatet starter på nr 3
3. Valg av referent
Runar Sivertsen er valgt som referent.
4. Informasjon fra Daglig leder
Økonomi: Regnskapet for april er ferdig.
Inntektene er ca 2,6 MNOK. Ser vi bort fra innbetalte egenandeler fra utøvere er inntekten ca 200 kNOK under budsjettet. Største inntekt er medlemskontigent / treningsavgift på tilsammen ca 2 MNOK.
Lønnskostnadene er på 1,9 MNOK som er ca 100 kNOK over budsjettet. Dette skyldes litt høyere bruk av timeansatte enn forutsatt i budsjett.
Andre driftskostnader er ca 1,6 MNOK mot 1,3 MNOK i budsjettet. Ser vi bort fra kostnader knyttet til egenandeler fra utøvere er kostnadene ca 100 kNOK over budsjett. Dette overforbruket er hovedsakelig knyttet til renhold, tilknytning brannalarm og revisjons- og regnskapshonorarer.
Resultat per april viser et underskudd på 856 kNOK mot 465 kNOK i budsjettet. Dette er også høyere enn underskudd per april 2022 som var på 631 kNOK.
Kommentarer til regnskap per april:
Inntekter fra våroppvisning er ikke med i regnskapet per april, men dette kommer på mai perioden. Det kom ca 100.000 i inntekter fra våroppvisningen og SPOND lotteri.
Forventer lavere time-utgang fra høsten ved at antall trenere reduseres fra 5 til 2 på noen partier. Endrer også trenere på tropp.
Asle og Kjersti har deltatt på årsmøtet i Bergen Idrettsråd som blant annet har som oppgave å tildele halltider. Årsmøtet foregikk kjapt og uten diskusjoner.
Lekkasje i løpegangen må utbedres. Asle har fjernet løv og annet fra taket og det vurderes om utbedringer må gjøres
Månedlig betalinger av kontigent innføres i SPOND etter sommer
Langhaugen har forespurt om å leie Turnhallen til gym. Dette avklares endelig til høsten. Vil kunne gi ca 300 kNOK i merinntekter.
Trenere:
Amadeo slutter, møte med Marius for å avklare situasjonen til høsten i uke 23.
Gode breddetrenere ansatt
Tropp: Isak slutter til sommeren, men har erstattere
Gode resultater, blant annet to gullmedaljer fra Nordisk Turnmesterskap.
.
Sak 7/23: Kostnadskontroll
Innledning:
Kostnader: både det å ha egen hall og ansatte koster. Kostnader i forhold til hall har det blitt gjort en del tiltak mot. Når det gjelder kostnader til lønn må vi se nærmere på hva vi kan gjøre. Kan vi forsvare så mange aktiviteter som binder opp mulig annen inntjening? Skal vi være et tilbud til alle, eller må vi begrense oss?
Diskusjon:
Kutte noe aktivitet for å frigjøre tid i hallen til eksterne inntektsbringende aktiviteter.
Dele turngrener mellom klubbene i Bergen? Hver klubb bør bare muligens kun satse på 2 grener.
Dårlig klima for samarbeid og deling av aktiviteter mellom klubbene i Bergen.
Bergen Turn har forutsetninger for RG (ca 120 utøvere) og Turn Menn (ca 20 utøvere). Kan vi vurdere å kutte Konkurranseturn kvinner (ca 20 utøvere, men mangler trener), Troppsturn og Apparatturn?
Kroppsturn-utøvere har mange alternativ klubber å trene i.
Risko: mindre rekruttering av nye utøvere dersom noen aktiviteter kuttes ut
Kan det å øke inntektene være et alternativ til kutt?
Øke inntekt med mer forpliktende krav til dugnadsbidrag i kafe, ifm pultdugnad etc. fra alle foreldre med konkurranseutøvere.
Jobbe mer med å få inn sponsormidler, sette opp en arbeidsgruppe
Adhoc inntekter som sponsormidler bør ikke være med i budsjettet. Kafeinntekter og annet som er mer påvirkbare kan være med i budsjett
Kafeinntekter best ifm breddepartiene
Ansvarliggjøre gruppene for kostnader og felles inntektsgrunnlag for Turnforeningen, ikke bare egne undergrupper.
Konklusjon:
Prioritet for at utøvere skal kunne fortsette med idretten sin.
Der det eventuelt skal kuttes må det være alternative klubber som har tilsvarende aktiviteter som utøverne kan begynne i.
Administrasjonen jobber videre med vurderinger og tiltak rundt dette.
Styret tar opp diskusjon på nytt rundt dette ifm budsjett for 2024.
Sak 8/23: Sponsor til hallen
Erfaringsoverføring fra Molde Turnforening som har fått til dette. Inviteres til digitalt møte august/september. Anne Lena tar kontakt med leder i Molde Turnforening.
Lage oversikt på alle utøvere som har hatt gode resultater fra turn, orientering og friidrett for lettere kunne presentere for dette potensielle sponsorer
Etablere en gruppe som kan ta dette videre
Sak 9/23: Informasjon om drift og utvikling i Turnkassen
Turnkassen er vi medeier i, sammen med en rekke andre turnforeninger. Vi ser nå at interessen hos ulike foreninger er dalende. Noen har trukket seg ut, og andre lurer vi på om er i ferd med å forlate dette sameiet.
Økonomien i turnkassen er skral, og tåler stengt tatt ikke at flere forlater denne. Turnkassen har utestående penger fra blant annet Fana som er en av andelshaverne. Høye driftsutgifter til renhold og ventilasjon. Ingen buffer i Turnkassen for å dekke uforutsette utgifter
Hvis vi ikke klarer å opprettholde aktiviteten der, har vi i realiteten ikke noe gode tilbud til apparat-turnerne. Da står vi også i fare for å miste trenerne. Vi prøver å få svar fra de foreningene det gjelder, men så langt ikke lykkes. Hva gjør vi hvis det verste scenariet inntreffer?
Mye usikkerhet per nå. Må vurdere utvikling ift ny turnhall og hele Slettebakke utbyggingen.
Styremøte i Turnkassen i begynnelsen av juni. Dersom viktig informasjon kommer opp her, vil Tore sende ut info om dette til BT styremedlemmer før sommeren.